農業確定申告　確定申告の帳簿はどうやって保存する？電子帳簿保存法とは？

確定申告で作成した帳簿は、最大７年間の保存が必要ですがどのように保存したらよいのでしょうか。ここでは確定申告の帳簿等の保存と電子帳簿保存について説明します。

帳簿の保存期間

確定申告時に会計ソフト（確定申告ソフト）等で作成した帳簿や、領収書、請求書等の書類は一定期間保存する義務があります。これは税務調査などがあった場合にその根拠を明確に示すために必要です。

保存期間の数え方は、確定申告申告期限（3月15日）から7年もしくは5年です。例えば2026年の青色申告決算書の作成のための帳簿は、は2027年3月16日から7年間になるので2034年3月15日まで保存が必要です。

青色申告者の場合

白色申告の場合

保存の方法について

確定申告で保存が必要な書類の保存方法には「紙」と「電子データ」の2つの方法があります。

会計ソフト（確定申告ソフト）で作成した帳簿・決算書類

会計ソフト（確定申告ソフト）で正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）で記帳された帳簿や決算書類は、下記の条件を満たした会計ソフトであれば電子データでの保存も認められています。

• システムの説明書やディスプレイ等を備え付けていること
• 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること

紙での保存も認められています。上記の条件を満たしていない会計ソフトを使う場合は紙で印刷して保存しておく必要があります。

参照：国税庁はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存

その他の書類（請求書、領収書等）

紙で受け取った書類

紙で受け取った請求書や領収書に関しては、紙で保存するほか任意で電子データ（スキャナー保存）が可能です。

電子データで保存したい場合には、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば電子データの保存も可能です。スキャナ保存の要件はタイムスタンプの付与や改ざんの防止などの多くの要件があるため、スキャナ保存に対応したシステムを使うのが一般的です。また、システム導入だけでなく入力期限（最長2ヶ月とおおむね7営業日以内）もあります。大規模な農家で経理担当などがいるような場合でなければ紙での保存が一般的でしょう。

スキャナ保存の要件については、国税庁のはじめませんか？書類のスキャナ保存で確認してください。

電子データで受け取った書類

メールで受け取った請求書や領収書、ECサイトなどで購入した場合にサイトからダウンロードした請求書や領収書等は「電子取引データ」として、令和6年1月からそのデータは「電子データのまま保存」することが義務化されました。

電子データの保存方法について原則下記の要件を満たしたうえで保存する必要があります。

参照：国税庁：電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について（令和６年11月）（PDF/610KB）」

上記の原則的ルールでは、2年前の売上が5千万円以下であれば、専用のシステムを使わずに電子データを保存し、事務規定を制定、保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等があれば問題ありません。

また原則的な電子取引データ保存のルールに対応するまでの猶予措置もあり、一定の条件を満たしている場合は　「電子データを保存しておくだけでもよい」とされています。

一定の条件とは、下記の２つの両方を満たしている必要があります。

1. 原則的な方法で電子取引データ保存できなかった理由が、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合
2. 税務調査の際に、取引データのダウンロードや電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出ができる場合

１の「相当の理由」には、人員不足で対応できない、システムを導入するコストがないなども認められるとしています。

なんにせよ、電子データとして残しておく必要があるので、請求書や領収書のデータはダウンロードして年度ごとに整理してフォルダに入れて保存しておくのがよいでしょう。その際には、フォルダ名に日付や取引会社名などを記載しくと、２で電子データを探す際に役立ちます。

パソコン等がなくてもスマホでもデータをダウンロードして保存しておくこともできますので、システムを導入する必要もありません。ただしパソコン本体、スマホ本体だけに保存しておくとスマホやパソコンが故障した際にデータが読み込めなくなるため、クラウド上にバックアップしておく、USBやSDカードでの保存がよいでしょう。

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帳簿、決算書類は電子帳簿保存にも対応しているので、電子データでの保存も可能です。（優良な電子帳簿保存には対応しておりません）

※本サイトに掲載している情報は、一般的な解説を目的としたものであり、個別具体的な税務アドバイスや専門的な見解を提供するものではありません。
実際の税務申告では、税理士または管轄の税務署等に確認の上、ご自身の判断で行ってください。